La lacunosa e poco chiara normativa non chiarisce se l’obbligo di comunicazione della PEC al Registro delle imprese sia valido anche per professionisti ed imprese non iscritti. Una interpretazione delle norme in materia lascerebbe pensare che tale obbligo sussiste.
Riguardo alla posta elettronica certificata (PEC) sono stati numerosi e frammentari gli interventi del legislatore nonché certamente discutibili sul piano della normazione. Tali interventi, essendo stati effettuati in più momenti, hanno suscitato poca chiarezza e diversi interrogativi sulla concreta operatività della PEC soprattutto riguardo alle imprese individuali.
In effetti, da un lato ci sono professionisti non iscritti ad albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato e dall’altro imprese che non hanno l’obbligo d’iscrizione al Registro delle Imprese.
Quid iuris riguardo alla PEC?
La legge n. 2/2009 che ha convertito in legge, con modificazioni, il D.L. n. 185/2008 prescrive (art. 16, comma 6) l’obbligo per professionisti ed imprese costituite in forma societaria di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata da comunicare rispettivamente ad ordini professionali e al Registro delle imprese. Il termine per adeguarsi a questa prescrizione normativa era differenziato, posto che per i professionisti scadeva il 29 novembre 2009, mentre per le imprese di nuova costituzione la scadenza era quella del 29 novembre 2011.
La norma prescrive, per le imprese costituite in forma societaria (e cioè società di capitali e di persone, le società semplici, le società cooperative, le società in liquidazione e le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie) l’obbligo di comunicazione al Registro delle imprese la casella di posta elettronica certificata entro il 29 novembre 2011 (cioè entro i tre anni dall’entrata in vigore del decreto in questione). Le nuove imprese costituite in forma societaria hanno l’obbligo, invece, di indicare la casella di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese.
Più di recente la materia è stata oggetto di un nuovo intervento normativo, con il D.L. n. 179/2012; l’art. 5, comma 1 estende l’obbligo di comunicazione anche alle imprese individuali, da un lato, per le nuove iscrizioni ponendo l’obbligo di indicare la casella di PEC nella domanda di iscrizione al registro delle imprese e all’albo delle imprese artigiane da parte rispettivamente delle imprese individuali e delle imprese artigiane.
Tuttavia, il citato decreto legge obbliga le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale a depositare presso il registro delle imprese l’indirizzo di PEC entro il 30 giugno 2013 (termine ridotto dalla legge di conversione che originariamente era fissato al 31 dicembre 2013).
Intanto va chiarito che l’obbligo derivante dalla legge in vigore riguarda la comunicazione dell’indirizzo di PEC e non l’attivazione di un account. Pertanto, il professionista e/o l’impresa può avere da tempo attivato un account di PEC, addirittura utilizzandolo, ma l’obbligatorietà riguarda la comunicazione di tale indirizzo ai rispettivi ordini e/o collegi professionali ovvero al competente Registro delle Imprese.
Ciò posto, secondo il nuovo assetto normativo, il citato obbligo di comunicazione sembrerebbe connesso con l’iscrizione del professionista o dell’impresa rispettivamente ad albi e/o collegi ovvero al Registro delle Imprese.
L’art. 5, comma 3, citato introduce l’art. 6-bis al CAD che istituisce l’INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti) e la cui finalità è quella di “favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti in modalità telematica”.
Non sussiste alcuna precisazione circa la condizione della iscrizione in albi o RII. È evidente che, dal combinato disposto delle norme sin qui indicate, l’obbligo di comunicazione ha come unica finalità quella di popolare l’INI-PEC con gli indirizzi di posta elettronica certificata di imprese e professionisti senza indicazione di specifici requisiti.
Del resto, il comma 2 dell’art. 6-bis CAD recita “l’Indice nazionale di cui al comma 1 è realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese e gli ordini o collegi professionali […]”. Tale formulazione non lascia dubbio sul fatto che l’INI-PEC non sarà formato unicamente dalle PEC comunicate agli ordini professionali e al Registro delle Imprese, ma che si proceda da questi dati non escludendo, però, che il popolamento possa proseguire con le PEC di professionisti ed imprese non obbligati alla iscrizione in albi e al Registro delle Imprese.
Inoltre, il comma 2 dell’art. 5, D.L. n. 179/2012, così come modificato, dispone che “le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale, sono tenute a depositare, presso l’ufficio del registro delle imprese competente, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro il 30 giugno 2013”.
Anche questa formulazione non lascia spazi ad interpretazioni circa eventuali esenzioni riguardo ad imprese non iscritte al RII, posto che il testo stabilisce l’obbligo di deposito dell’indirizzo di PEC a carico delle “imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale”.
Peraltro, il predetto elenco pubblico INI-PEC viene istituito presso il Ministero dello Sviluppo economico che dovrà emanare, ai sensi dei commi 4 e 5 dell’art. 6-bis CAD, il decreto che definirà le modalità di accesso e di aggiornamento nonché gli strumenti telematici “al fine di ottimizzare la raccolta e aggiornamento dei medesimi indirizzi”.
In conclusione, nel ribadire la poca chiarezza delle disposizioni normative vigenti, allo stato attuale non sembra potersi escludere – sulla scorta di una interpretazione delle norme in materia – l’obbligo per professionisti ed imprese non iscritti di comunicare l’indirizzo di PEC al Registro delle Imprese.
Il punto nodale riguarda le modalità operative per le comunicazioni, per cui in assenza di strumenti si dovrà attendere l’emanando decreto del Ministero.
