Negli ultimi anni il modo di gestire le libere professioni è stato notevolmente influenzato dai progressi dell’informatica. Software e computer sono ormai diventati strumenti imprescindibili per lo svolgimento di qualsiasi professione. Che si tratti di un semplice programma di videoscrittura o di un software per il disegno tecnico o l’elaborazione di una dichiarazione dei redditi, l’attività professionale non può più prescindere dal ricorso ad una dotazione minima di strumenti informatici.
Che cos’è il cloud computing
Con il termine cloud computing si definisce quell’insieme di strumenti che consentono di far girare un determinato software su un server esterno senza richiederne l’installazione presso l’utente. Conseguenza obbligata di tale impostazione è il fatto che anche i dati su cui il software lavora devono essere allocati sul predetto server. In questo modo il computer dell’utente svolge soltanto il ruolo di porta d’accesso per l’uso di un determinato programma. Software e dati risiedono dunque su una “nuvola informatica” (cloud) e sono accessibili simultaneamente ad un gran numero di utenti. Naturalmente, tale prodotto non avrebbe avuto alcuna possibilità di sviluppo senza la sempre maggiore diffusione di internet.
Come tutte le cose, il sistema offre vantaggi e svantaggi. Scopo del presente articolo è quello di esaminare entrambi nel caso di utilizzo dello strumento da parte dei professionisti.
Vantaggi per il professionista
Per i produttori di software, il cloud offre l’innegabile vantaggio di permettere l’eliminazione del packaging.
Ancora oggi, quando si acquista un determinato programma, lo si riceve in una scatola di cartone che contiene un supporto fisico (es DVD) in cui risiede il software vero e proprio e, generalmente, una documentazione cartacea relativa a modalità d’uso, garanzie, contratto di licenza ecc.. La dematerializzazione del packaging è iniziata con l’eliminazione dalla confezione dei manuali d’uso, sostituiti da più comodi file di testo che l’utente poteva agevolmente consultare con il proprio PC o stampare se lo riteneva necessario, per poi arrivare alla possibilità, oggi comune, di scaricare il software acquistato direttamente da internet, eliminando completamente ogni tipo di imballaggio.
Il download rende, inoltre, più semplici gli aggiornamenti periodici dei software: ciò è particolarmente determinate nel caso di quelli soggetti a continue modifiche, come accade con i programmi dichiarativi in campo fiscale.
Il cloud costituisce il punto di arrivo di tale filosofia, non rendendo più necessaria neppure l’installazione del software sul proprio computer. L’utente accede al sito internet presso il quale “gira” il software e lì compie tutte le operazione legate all’uso di questo.
In alcuni casi, addirittura, l’utilizzo del software può avvenire “secondo necessità” ovvero tramite la vendita di un determinato numero di accessi. Questa modalità può risultare vantaggiosa quando un certo software viene usato in modo sporadico o per esigenze particolari.
Si pensi al caso di un commercialista che debba elaborare un bilancio consolidato per un gruppo di imprese che però non sono clienti abituali del suo studio. La preparazione del documento beneficerebbe di un software specifico il cui acquisto, però, visto l’impiego occasionale, non risulta economicamente conveniente. Poter usare il programma limitatamente ad una sola pratica diviene così un’alternativa più economica rispetto all’acquisto del software e dà al produttore la possibilità di far conoscere un prodotto che altrimenti finirebbe per essere utilizzato solo dai clienti che possono impiegarlo con una certa regolarità.
Altro vantaggio è dato dalla possibilità di operare da qualsiasi punto del pianeta in cui esiste un accesso internet. Tradotto in termini concreti, ciò significa poter lavorare anche da casa o da un luogo di vacanza, assicurando una maggiore efficienza nella gestione delle emergenze.
Settore contabile: si stanno diffondendo nuovi servizi che consentono di gestire in outsourcing l’aggiornamento della contabilità mediante l’invio della documentazione ad un centro specializzato che ne cura la scannerizzazione e la successiva rilevazione in contabilità.
Commercialisti: ciò consente di concentrarsi sul controllo dell’esattezza delle rilevazioni contabili e permette di disporre della documentazione in formato elettronico, rendendone velocissima ogni successiva consultazione.
Rischi per il professionista
Tuttavia, come accennato, il cloud impone che i dati da elaborare vengano trasferiti sulla “nuvola” e ciò implica che il gestore del servizio sia in grado di proteggerli dai rischi di perdita o furto.
Il successo dello strumento dipende perciò in misura determinante da quanto le procedure di sicurezza adottate dal provider sono in grado di rassicurare l’utente circa la minimizzazione di tali rischi.
Professionisti: quando è utile il cluod
Per quanto riguarda i possibili utilizzi del cloud computing da parte dei professionisti sono ipotizzabili vari ambiti tra cui:
1. Banche dati;
2. Software ad uso spot;
3. Servizi di back up and storage dati;
4. Utilizzo di programmi tecnici.
Nel primo caso, una banca dati accessibile solo via internet consente di risparmiare spazio sul PC, non richiedendo alcuna installazione, fa risparmiare tempo, perché gli aggiornamenti software e dati vengono effettuati direttamente dal gestore, e può risultare più economica ove il servizio venga reso fruibile con contratti a consumo. Naturalmente, per questo tipo di prodotti non si pongono problemi di sicurezza in quanto l’utente non deve condividerne nessun dato con il fornitore del servizio.
L’eliminazione dell’installazione consente l’impiego di determinati software solo quando essi si rendono necessari per lo svolgimento di specifici lavori, con evidenti vantaggi in termini di riduzione dei relativi costi. Deve comunque essere assicurato l’accesso illimitato ai dati caricati o, in alternativa, consentire che il lavoro svolto possa essere scaricato e salvato dall’utente sul proprio PC.
In molti casi, i servizi di back up and storage dati finiscono per risultare più sicuri, in termini di rischi di perdita o sottrazione dati, in confronto al salvataggio su vari dispositivi. Questo perché chi offre tali servizi è obbligato a dotarsi di sistemi di protezione dati che generalmente sono più sicuri rispetto a quelli usati dalla maggior parte dei professionisti. Di solito, infatti, ci si limita all’installazione di un qualche antivirus che oltretutto, una volta scaduta la licenza, non viene più aggiornato. Anche la pratica dei back up periodici avviene in modo episodico e poco sistematizzato. I servizi su cloud consentono, invece, di automatizzare il salvataggio periodico dei dati e soprattutto, di scongiurare il rischio di perdita degli stessi a seguito di danneggiamenti fisici dei supporti hardware.
Nel caso dei programmi ad uso tecnico (software contabili, dichiarativi, di disegno tecnico, di calcolo avanzato ecc.) il vantaggio principale del cloud computing rimane quello di poterli utilizzare praticamente ovunque a condizione di disporre di un collegamento internet. Nello stesso tempo ciò espone l’utente al rischio che interruzioni del collegamento internet si traducano in altrettanti arresti dell’attività lavorativa. In questi casi, la disponibilità di software e dati sul proprio computer costituisce una forma di rassicurazione difficile da scardinare. Oltre a ciò, va tenuto conto del problema dell’obsolescenza di hardware e software. Per fare un esempio, i dati contabili elaborati con un vecchio software sono sovente consultabili solo disponendo del programma con cui sono stati elaborati il quale spesso non è in grado di girare sui nuovi computer super avanzati.
Sotto questo profilo, l’elemento che più contribuirebbe alla diffusione del cloud computing sarebbe la possibilità di convertire i vecchi dati in formati aggiornati che ne consentano la consultazione con i nuovi hardware. Ciò consentirebbe, peraltro, di eliminare dagli studi un gran numero di vecchi PC che spesso vengono conservati solo per permettere l’accesso ai dati ivi conservati.
